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Virtual Conference Center als Hybrid Event Lösung

Estlands Regierung setzt auf digitales Konferenzformat

Außergewöhnliche Zeiten erfordern außergewöhnliche Lösungen. Wie aus einem umgebauten Talkshow-Fernsehstudio ein virtuelles Konferenzcenter wurde. Die Experten für Events und Live-Marketing schaffen ein neues Konferenzformat. Es ist digital und dennoch live, remote und dennoch unmittelbar wirkungsvoll: Das Virtual Conference Center als Hybrid Event Lösung.

Anlass war eine Konferenz des Estnischen Bildungsministeriums. Rund 8.000 Teilnehmer waren im Rahmen der virtuellen Konferenz über Livestream zugeschaltet und konnten ihre Fragen an die vier Redner, allesamt Repräsentanten der Regierung und von Schulen, stellen. Diese waren digital und live mit dem Studio verbunden. Auch zehn Journalisten waren von zu Hause zugeschaltet und über individuelle iPads, in einem „Medienzentrum“ mit der Konferenz verbunden. Geleitet wurde das Ganze von einem Moderator, der Fragen von Journalisten und Teilnehmern an die Redner weitergab und das Gespräch führte. Thema der Konferenz: die Information der Öffentlichkeit über die bevorstehende Schulschließung.

Gefilmt wurde die virtuelle Konferenz in einem umgebauten Fernsehstudio, in dem die aktuell geltenden Sicherheitsvorkehrungen für die Techniker und einen Moderator vor Ort aufgrund der geringen Personenanzahl eingehalten werden konnten. Eltern konnten online ihre Fragen zu den geplanten Schulschließungen und dem neuen Home-schooling System stellen, die dann von den teilnehmenden Vertretern der Regierung, der Schulen oder auch von den Journalisten beantwortet bzw. aufgegriffen wurden und so zu hoher Interaktion führten. Die Konferenz wurde von einem Fernsehteam nicht nur gefilmt und übertragen, sondern auch aufgezeichnet – so dass der Content auch im Nachgang der Konferenz für die Öffentlichkeit verfügbar war und zur weiteren Information und Kommunikation genutzt werden konnte.

Die Regierung Estlands entschied sich für das Virtual Conference Center und damit einen digitalen aber dennoch persönlichen, interaktiven Weg, um mit dem sehr sensiblen Thema in der Öffentlichkeit umzugehen. Die Experten für Events und Live-Marketing von VOK DAMS haben dafür als Consultingpartner gemeinsam mit Royal Experience und Miltton New Nordics in Tallinn die virtuelle, digitale Live-Experience als Hybrid Lösung geschaffen.